Создание Регионального интернет ПОРТАЛА Департамента образования Ивановской области
Заказчик: Департамент образования Ивановской области
Страна: Российская Федерация
Область деятельности: государственное управление
О компании
Департамент образования Ивановской области является центральным исполнительным органом государственной власти Ивановской области. В его задачи входят координация и регулирование всевозможных вопросов в сфере образования.
О проекте
Объединение образовательных учреждений Ивановской области в единую систему электронного документооборота.
Ситуация
Отсутствие инструмента, позволяющего организовать электронный документооборот
Отсутствие четкого понимания ситуации в подведомственных учреждениях
Отсутствие актуальной информации из подведомственных учреждений
Загруженность сотрудников образовательных учреждений
Отсутствие контроля за деятельностью подведомственных учреждений
Решение
Организация электронного документооборота с внедрением необходимых систем и сервисов, ввод данных по всем пользователям и учреждениям в домен Microsoft Active Directory
Преимущества решения
Единое управление ИТ-инфраструктурой
Сокращение трудозатрат сотрудников предприятия
Организация совместной работы с библиотеками документов
Создание публичных web-узлов организаций
Обеспечение обмена данными с другими системами и программами
Получение актуальной информации из подведомственных учреждений
Программные ресурсы
Microsoft Active Directory
Microsoft Windows Server 2008 R2
Microsoft Office SharePoint Server 2007
Microsoft SQL Server 2008 R2
Microsoft ISA Server 2006
«Региональный интернет-портал Департамента образования Ивановской области начал работать с июня 2010 года. С помощью функционала, реализованного на портале, получен инструмент, позволяющий быстро и эффективно проводить мониторинг деятельности образовательных учреждений, оптимизировать работу по сбору и анализу информации, формировать отчеты по запрашиваемым показателям и формам. Региональный интернет-портал способствует повышению оперативности выявления проблемных аспектов в системе образования Ивановской области и своевременному принятию необходимых управленческих решений» - Наталия Буракова, начальник Департамента образования Ивановской области.
При осуществлении координации и регулировании вопросов в сфере образования, контроле качества образования на территории области, а также разработке и реализации долгосрочных образовательных программ, Департамент образования Ивановской области столкнулся с проблемой отсутствия эффективного инструмента, позволяющего работать с любыми внутренними и внешними пользователями и структурами. Возникла острая необходимость в создании удобной и простой в использовании информационной системы, являющейся единой точкой доступа для почти 1000 учреждений и боле чем 100 тысяч потенциальных пользователей.
Заметно возросшие потребности в наличии централизованной единой системы, управляемой и по факту предоставляющей любую отчетность с уровня инфраструктуры образовательного учреждения до уровня Министерства повлияли на принятие Департаментом образования в 2010 году решения о создании в регионе образовательного портала.
До внедрения решения сотрудниками структурных подразделений Департамента образования обмен документами осуществлялся самыми простыми, но не самыми удобными способами. Нужная для составления отчетов информация запрашивалась с подведомственных учреждений по телефону, с помощью электронной почты или по факсимильной связи, накапливалась в папках с документами ответственных сотрудников на их рабочих станциях. В результате полученные сведения были рассеяны по разным ресурсам, отсутствовал контроль над процессом выполнения поставленной задачи. Неоднократно возникали ситуации с повторными запросами ранее предоставленной информации, что приводило к возникновению ошибок, недостоверности и неактуальности предоставляемых данных. Нагрузка на сотрудников подведомственных учреждений по заполнению одной и той же информации увеличилась в два-три раза. Решение этой и многих других проблем в организации документооборота пришло с внедрением Регионального образовательного портала, информация на котором сохраняется и накапливается в базе данных системы образования Ивановской области. Полученная информация позволяет сотрудникам структурных подразделений Департамента составить любую отчетность по заданным параметрам и показателям. Благодаря тому, что работы по внедрению регионального образовательного портала начались еще в прошлом году, сейчас трудозатраты сотрудников Департамента образования по подготовке отчетной документации удалось сократить вдвое, что сэкономило бюджету более 800 тысяч рублей. С помощью настроенной системы электронного документооборота были проведены следующие мероприятия:
Ежедневный сбор данных о готовности образовательных учреждений к новому 2010-2011 учебному году.
Постоянный сбор данных о деятельности образовательных учреждений.
Мониторинг образовательных учреждений региона на предмет необходимого количества лицензий программного обеспечения Microsoft и других вендоров.
Подробнее о проекте в описании внедрения (PDF, ~1МБ)